GESTION NOTES DE FRAIS

Gagnez du temps en simplifiant la gestion des notes de frais

La solution de gestion des notes de frais SILAE RH est d’une efficacité redoutable

pour simplifier la gestion, le paiement et la comptabilisation des frais de vos collaborateurs.

La saisie est fiabilisée par le paramétrage des règles de frais de votre entreprise. Le manager dispose d’une information en temps réel, facile à contrôler et valide grâce aux justificatifs en pièces jointes préalablement scanné par le salarié avec son smartphone ou en récupérant automatiquement les relevés des cartes bancaires ou carburant des collaborateurs.

Après la validation individuelle ou collective des notes de frais, le paiement est ensuite généré par un fichier de virement et la comptabilisation automatique au format de votre solution comptable.

La saisie des frais est disponible par le salarié à tout moment sur pc, tablette et smartphone dans son espace sécuriser avec tout son historique.

Toutes les étapes sont optimisées et simplifié pour gagner en efficacité et arrêté de perdre du temps dans sa cette tâche et se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée.

Les avantages du module :

POUR LE SALARIE

Gestion simple des justificatifs
- Gestion des justificatifs à partir de l’appareil photo du smartphone, en glissé-déposé ou via l’explorateur de fichiers de l’ordinateur
- Conservation des justificatifs en ligne, avec la même valeur légale que les originaux papier (valeur probante)
Prise en main simple et rapide
- Dépense pré-saisie grâce à la reconnaissance de caractères du justificatif (OCR)
- Natures des dépenses pré-enregistrés (repas, hôtel, parking, etc.)
- Gestion des invités internes et externes
- Les informations utilisées sont enregistrées pour rendre plus rapide une prochaine saisie
Indemnités kilométriques
- Calcul automatique des distances et des montants à rembourser
- Affichage Google Map des trajets
Visibilité sur le processus de remboursement
- Envoi demandes remboursement envoyées au manager par mail
- Suivi en temps réel du circuit d’acceptation
- Notifications sur le logiciel et par mail

POUR LE MANAGER

Workflows de validation et notifications automatiques
- Alerte mail d’une nouvelle demande de remboursement d’un salarié
- Validation ou refus en un clic
- Réponse envoyée en temps réel au salarié
Visibilité sur les dépenses de son équipe
- Historique des notes de frais par collaborateur
- Analyse des frais par période, nature de dépense, salarié et/ou département, site
- Mise à disposition des états et tableaux de bord dynamique pour rendre les analyses rapides et précises

POUR LA DIRECTION

Personnalisation du logiciel selon vos règles de gestion
- Analyse et paramétrage des modalités de remboursement des dépenses en fonction de leur nature : barème kilométrique, frais réels, frais réels avec plafond, forfaits
- Gestion des habilitations par type d’utilisateur
- Personnalisation des circuits de validation des notes de frais (jusqu’à 5 niveaux)
Gestion des notes de frais simplifiée
- Gestion multidevises – mise à jour automatique du taux de change
- Calcul automatique des frais à rembourser
- Décompte automatique des titres restaurant à déduire
- Ordres de virements générés au format SEPA
Gestion des cartes affaires
- Import du fichier de relevé des cartes affaires
- Reconnaissance des codes MCC (Merchant Category Code)
Gestion comptable des notes de frais plus fiable
- Contrôle automatique du respect des règles (plafonds, droits, types de dépenses, etc.) avec blocage ou alerte de dépassement
- Valeur probante des justificatifs de dépenses – les justificatifs numérisés ont la même valeur légale que les originaux papiers
- Export rapide de tous les justificatifs archivés dans le logiciel au format pdf

Intégration avec votre logiciel de comptabilité
- Export des dépenses vers votre logiciel de comptabilité au format d’intégration ou excel
- Tag des données pour éviter les oublis ou double remboursement

Analyse et reporting
- Historique de l’ensemble des dépenses professionnelles
- Suivi de l’évolution des frais par période, nature, salarié ou équipe
- Ventilation des dépenses par période et par nature (transport, hébergement, parking, frais de restauration, etc.)
- Génération de rapports et tableaux de bord accessibles en temps réel